Bewerbung per E-Mail: Was in die Mail gehört und was in den Anhang

Bewerbung per E-Mail: Was schreibt man in die Mail?

Der Mailtext hat eine Aufgabe: Er sagt, worum es geht, und übergibt die Unterlagen. Deine Argumente stehen im Anschreiben, nicht in der Mail. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt entsprechend, im Text kurz die Stelle zu nennen, auf die Anhänge zu verweisen und die Ansprechperson höflich mit Namen anzusprechen. Fünf Bausteine reichen:

1. Anrede mit Namen: „Sehr geehrte Frau Beispiel,“. Steht in der Anzeige kein Name, hilft ein Blick auf die Karriereseite oder ein kurzer Anruf.
2. Stelle und Fundort: Stellentitel, Referenznummer und wo du die Anzeige gefunden hast.
3. Ein Satz zu dir (optional): deine aktuelle Rolle oder der wichtigste Bezug zur Stelle.
4. Hinweis auf die Anhänge: was angehängt ist und in welchem Format.
5. Grußformel und Signatur: „Mit freundlichen Grüßen“, darunter Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Anschreiben als Anhang oder in der Mail?

In der Regel als Anhang. Ein Anschreiben als PDF sieht bei jedem Empfänger gleich aus, lässt sich ausdrucken und landet zusammen mit dem Lebenslauf in der Bewerberakte. Ein langer Text im Mailfenster wird dagegen je nach Programm anders umgebrochen und geht beim Weiterleiten an die Fachabteilung leicht unter.

Zwei Ausnahmen gibt es: Die Anzeige bittet ausdrücklich um eine Kurzbewerbung per Mail, was bei Minijobs, Aushilfen und manchen Praktika vorkommt. Oder das Unternehmen will das Anschreiben ausdrücklich im Mailtext haben. Dann wird die Mail selbst zum kurzen Anschreiben; ein Muster dafür findest du weiter unten. Wie ein vollständiges Anschreiben aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber Anschreiben-Aufbau.

Betreff für die Bewerbung per E-Mail: Beispiele

Am Betreff erkennt die Empfängerin sofort, dass es um eine Bewerbung geht und zu welcher Stelle sie gehört. Nenne den Stellentitel aus der Anzeige und, falls vorhanden, die Referenznummer. Eine Orientierungshilfe der Bundesagentur für Arbeit weist außerdem darauf hin, dass Mails ohne aussagekräftigen Betreff im Spamfilter landen können.

Lass nichtssagende Betreffs wie „Meine Unterlagen“ oder „Bewerbung“ ohne Stelle weg, und schreib nicht „Betreff:“ in das Betreff-Feld. Für Initiativbewerbungen gibt es einen eigenen Mailtext nach einem Telefonat.

Anhänge: ein PDF oder mehrere? Reihenfolge, Dateiname, Größe

Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt, alle Unterlagen in einer PDF-Datei zusammenzufassen und sie aussagekräftig zu benennen. So öffnet der Empfänger eine Datei und hat alles in der richtigen Reihenfolge. Zwei Dateien sind ebenfalls üblich, etwa Anschreiben und Lebenslauf in der einen, die wichtigsten Zeugnisse in der zweiten. Ein Dutzend Einzeldateien solltest du niemandem zumuten.

Reihenfolge der Anhänge

Innerhalb der PDF gilt dieselbe Reihenfolge wie in einer klassischen Bewerbungsmappe: Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse (das neueste zuerst), danach Abschluss- und Ausbildungszeugnisse, zuletzt Zertifikate und Weiterbildungsnachweise. Ein Deckblatt ist freiwillig.

Dateiname

Der Dateiname verrät deinen Namen und den Inhalt. Verzichte auf Leerzeichen und Umlaute, damit er in jedem System lesbar bleibt:

Eine Datei:   Bewerbung_Alex_Muster_Projektmanager.pdf

Zwei Dateien: Alex_Muster_Anschreiben_Lebenslauf.pdf
              Alex_Muster_Zeugnisse.pdf

Nicht so:     scan_0034.pdf
              Lebenslauf_final_v3_NEU.pdf

Dateigröße

Gibt das Unternehmen nichts vor, bist du laut Bundesagentur für Arbeit mit einem Anhang von insgesamt 2 bis 3 MB auf der sicheren Seite. Technisch ginge mehr: Gmail etwa versendet Anhänge bis 25 MB und setzt bei größeren Dateien automatisch einen Google-Drive-Link statt eines Anhangs in die Mail (Gmail-Hilfe). Das Postfach auf der Empfängerseite kann aber strengere Grenzen haben, und einen Link muss dort erst jemand anklicken.

Zu groß werden fast immer die Zeugnisse, weil sie farbig oder als Handyfoto eingescannt sind. Die Orientierungshilfe der Arbeitsagentur rät, sie in Schwarz-Weiß zu scannen. Lebenslauf und Anschreiben exportierst du direkt als PDF mit echtem Text, nicht als Scan. Dann bleiben sie klein und sind auch für Bewerbermanagement-Systeme lesbar; ob das klappt, zeigt der 30-Sekunden-Test im ATS-Ratgeber.

Muster: E-Mail-Text für die Bewerbung zum Kopieren

Ein fiktives Beispiel für eine Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle. Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hängen in einer PDF an; der Mailtext bleibt kurz. Das passende Anschreiben dazu zeigt das Muster-Anschreiben.

Betreff: Bewerbung als Projektmanager (m/w/d) – Referenznummer 2026-114

Sehr geehrte Frau Beispiel,

anbei sende ich Ihnen meine Bewerbung als Projektmanager (m/w/d),
die Sie auf Ihrer Karriereseite unter der Referenznummer 2026-114
ausgeschrieben haben.

Derzeit koordiniere ich bei der Beispiel Software GmbH IT-Projekte
mit Budgets bis 400.000 Euro. Warum ich gut zu Ihrem Team passe,
lesen Sie in meinem Anschreiben.

Im Anhang finden Sie Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse
in einer PDF-Datei. Über eine Einladung zum Gespräch freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen

Alex Muster
Musterstraße 12 · 30159 Hannover
Telefon: 0151 2345678
alex.muster@example.de

Variante: Kurzbewerbung ohne separates Anschreiben

Bittet die Anzeige um eine kurze Bewerbung per Mail, etwa für einen Minijob, übernimmt der Mailtext die Rolle des Anschreibens. Im Anhang liegt nur der Lebenslauf.

Betreff: Bewerbung als Aushilfe im Verkauf (Minijob) ab 1. November

Sehr geehrter Herr Beispiel,

auf Ihrer Website suchen Sie eine Aushilfe für den Verkauf an
Samstagen. Ich studiere BWL im dritten Semester in Hannover und kann
ab dem 1. November jeden Samstag arbeiten, in den Semesterferien
auch unter der Woche.

Erfahrung an der Kasse habe ich bereits: Zwei Jahre lang habe ich
samstags in einer Bäckerei verkauft, meist im Frühdienst ab 6 Uhr.

Meinen Lebenslauf finden Sie im Anhang. Über eine Einladung zum
Probearbeiten freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen

Alex Muster
Telefon: 0151 2345678

Schlusssatz in der Bewerbungs-Mail

Halte den letzten Satz schlicht, der eigentliche Gesprächswunsch steht im Anschreiben. Bewährt haben sich „Über eine Einladung zum Gespräch freue ich mich.“ oder „Für Rückfragen erreichen Sie mich unter 0151 2345678.“ Verzichte auf Konjunktive wie „Ich würde mich freuen, wenn …“ – sie klingen unsicher.

Absenderadresse, Signatur, Versandzeitpunkt und Testmail

Absenderadresse

Nutze eine seriöse Adresse nach dem Muster vorname.nachname@anbieter.de, wie es auch die Arbeitsagentur empfiehlt. Spitznamen und Jahreszahlen wirken unprofessionell. Die Dienstadresse deines aktuellen Arbeitgebers ist tabu: Das Postfach gehört nicht dir, und ob du es privat nutzen darfst, entscheidet der Arbeitgeber. Hinterlege außerdem deinen vollen Namen als Anzeigenamen, damit im Posteingang „Alex Muster“ erscheint.

Signatur

Unter die Grußformel gehören laut der Checkliste der Arbeitsagentur Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ein gepflegtes LinkedIn- oder Xing-Profil kannst du ergänzen. Zitate, Logos und Werbebanner haben in einer Bewerbung nichts zu suchen.

Versandzeitpunkt

Für eine bestimmte Uhrzeit oder einen Wochentag gibt es keine belastbaren Belege. Wichtiger ist, nicht bis kurz vor Fristende zu warten, denn manche Unternehmen sichten Bewerbungen schon, während die Anzeige noch läuft.

Testmail an dich selbst

Schick die fertige Mail zuerst an dich selbst, wie es auch die Orientierungshilfe der Arbeitsagentur vorschlägt, und öffne sie auch auf dem Handy. Kommt der Anhang an und lässt er sich öffnen? Stimmen Firma und Ansprechperson? Hängt dein Mailanbieter Werbung oder Hinweise unter die Mail? Trag die Adresse des Unternehmens erst ganz am Ende ein, dann kann kein halbfertiger Entwurf versehentlich hinausgehen.

Checkliste vor dem Absenden

• Der Betreff nennt Stellentitel und, falls vorhanden, Referenznummer.
• Name der Ansprechperson und Firmenname stimmen in Mail und Anschreiben.
• Der Mailtext hat drei bis fünf Sätze plus Signatur.
• Lebenslauf und Anschreiben sind auf diese Stelle zugeschnitten (so geht's: Lebenslauf anpassen).
• Die Anhänge sind PDFs mit sprechendem Dateinamen, zusammen etwa 2 bis 3 MB.
• Die Absenderadresse ist seriös, dein voller Name erscheint als Absender.
• Die Testmail kam an, der Anhang ließ sich öffnen.
• Es ist keine Lesebestätigung angefordert.

Nach dem Absenden: Eingangsbestätigung und Nachfragen

Viele Unternehmen bestätigen den Eingang automatisch oder nach ein paar Tagen per Mail. Für Online-Bewerbungen rät die Orientierungshilfe der Arbeitsagentur, nach etwa fünf Tagen ohne Rückmeldung telefonisch oder per Mail nachzufragen, ob die Bewerbung angekommen ist. Für eine E-Mail-Bewerbung ist eine Woche ein guter Richtwert.

Eine Eingangsbestätigung ist weder Zusage noch Absage. Nennt sie einen Zeitraum für die Rückmeldung, warte ihn ab. Nennt sie keinen, kannst du nach etwa zwei Wochen freundlich nach dem Stand fragen:

Betreff: Nachfrage zu meiner Bewerbung als Projektmanager (m/w/d)
         – Referenznummer 2026-114

Sehr geehrte Frau Beispiel,

am 1. Oktober habe ich Ihnen meine Bewerbung als Projektmanager
(m/w/d) geschickt. Ich möchte mich erkundigen, ob meine Unterlagen
vollständig angekommen sind und wie der weitere Zeitplan aussieht.

Die Stelle interessiert mich weiterhin sehr.

Mit freundlichen Grüßen

Alex Muster
Telefon: 0151 2345678

Bewerbung per E-Mail, Online-Portal oder Post?

Die Regel ist einfach: Nimm den Weg, den die Anzeige nennt. Verlangt sie ausdrücklich ein Online-Formular, schick laut Arbeitsagentur auf keinen Fall eine herkömmliche Bewerbung. Die Mappe per Post ist selten geworden: Laut einer Bitkom-Umfrage von 2022 setzen bereits 42 Prozent der Unternehmen ausschließlich auf digitale Bewerbungsunterlagen.

Gibt die Anzeige keinen Weg vor, ist die E-Mail in der Regel die bessere Wahl: Sie ist schneller, kostet nichts und lässt sich intern weiterleiten.

Ist eine Bewerbung per E-Mail sicher?

Eine normale E-Mail ist meist nur auf dem Weg zum Server verschlüsselt (Transportverschlüsselung). Laut BSI liegt sie beim Mailanbieter und an den Knotenpunkten des Versands im Klartext vor; nur eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt den Inhalt durchgehend. Die müsste aber auch das Unternehmen eingerichtet haben, was bei Bewerbungen selten der Fall ist. Praktisch heißt das: Schick per Mail nur, was für die Bewerbung nötig ist, und überleg bei besonders sensiblen Angaben, etwa zur Gesundheit, ob sie überhaupt in die Unterlagen gehören.

7 typische Fehler bei der Bewerbung per E-Mail

• Leere Mail, nur Anhang: Das wirkt achtlos. Ein paar Sätze gehören immer dazu.
• Anschreiben doppelt: komplett im Mailtext und noch einmal als PDF. Entscheide dich für eine Variante.
• Sammelmail an mehrere Firmen: Sichtbare Empfänger im „An“- oder „CC“-Feld verraten den Massenversand und legen fremde Adressen offen. Jede Bewerbung bekommt eine eigene Mail.
• Falscher Firmenname oder falsche Ansprechperson, weil Text aus der letzten Bewerbung stehen geblieben ist.
• Word-Dateien, Handyfotos oder viele Einzelscans statt einer oder zwei sauberer PDFs.
• Lesebestätigung angefordert: Die Orientierungshilfe der Arbeitsagentur rät ausdrücklich, ohne Empfangsbestätigung zu senden.
• ZIP-Archive, Passwörter oder Cloud-Links statt angehängter PDFs, obwohl das Unternehmen nichts davon verlangt hat. Sie machen dem Empfänger Arbeit und können an Sicherheitsfiltern hängen bleiben.

Häufige Fragen

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Quellen: Bundesagentur für Arbeit: Bewerbungsarten im Überblick · Bundesagentur für Arbeit: Checkliste „Die E-Mail zu deiner E-Mail-Bewerbung“ (PDF) · Bundesagentur für Arbeit: Orientierungshilfe „Praktische Bewerbungstipps“ (PDF) · Gmail-Hilfe: Dateien als Anhang senden · BSI: E-Mail-Verschlüsselung · Bitkom: Viele Unternehmen setzen ausschließlich auf digitale Bewerbungen (2022).